Typické funkce systému Řízení vztahu s dodavateli

Kontinuum dodavatelsko-odběratelských vztahů

Zjednodušeně můžeme říci, že mezi zákazníkem a dodavatelem dochází k výměně zboží, informací a peněz. Z hlediska typu, množství a frekvence vyměňovaných informací potom vytváříme kontinuum dodavatelsko-odběratelských vztahů (viz obrázek). Pojďme si jednotlivé konfigurace představit podrobněji.

Transakční vztahy jsou typické pro Nekritický kvadrant Kraljicovy matice. Jinými slovy pro standardizované komponenty s jasně specifikovanými obchodními podmínkami. Pro tento typ dodavatelsko-odběratelských vztahů je typická intenzivní komunikace ve fázi poptávky a vyjednávání podmínek. Jakmile je ale smlouva uzavřena, komunikace je velmi rutinní, snadno zautomatizovatelná a týká se výhradně samotné směny (transakce): odvolávka, potvrzení dodávky, fyzická dodávka zboží, dodací list, faktura, platba bankovním převodem. Pouze v případě problému v kterékoli fázi proběhne osobní komunikace (typicky urychlení dodávky, zpožděná platba atd.).

Někde uprostřed potom nalezneme Hybridní vztah s dodavatelem, kdy je komplexita vyměňovaných informací vyšší než u Transakčních kategorií, ale zdaleka nedosahuje intenzity Relačního vztahu. Hybridní vztah nalezneme typicky u Pákových a Kritických nákupních kategorií. Přestože jsou Pákové kategorie standardizované, objem a frekvence transakcí vytváří koordinační problémy i příležitosti ke zlepšení, což rezultuje ve vyšší intenzitě vyměňovaných informací. U Kritických nákupních kategorií je naopak objem i frekvence transakcí velmi nízká, ale nestandardní povaha nakupovaného zboží nás nutí k intenzivnější komunikaci a koordinaci, kterou bychom si rádi odpustili.

Druhý extrém kontinua potom tvoří Relační vztahy, kde z důvodu velké nejistoty a značného hodnototvorného potenciálu probíhá permanentní a intenzivní komunikace, často paralelně na mnoha úrovních, např. mezi nákupem a prodejem, mezi vývojovými odděleními, logistiky, kvalitáři, projektovými manažery, atd. Na rozdíl od Transakčního vztahu jsou vyměňované informace nestandardní, velmi detailní, je jich velké množství a jejich intenzita v průběhu obchodní transakce neslábne. Například společně inovujeme ve fázi potřeby, vylaďujeme specifikaci, díky programu soustavného zlepšování intenzivně komunikujeme ve fázi realizace a neustále řešíme problémy a příležitosti, které v průběhu transakce nastanou. Relační vztah je vyhrazen Strategickým dodavatelům, kteří mají potenciál stát se zdrojem konkurenční výhody pro naší společnost. 

Klíčová otázka je, zda vůbec a jak optimálně využít SRM v rámci Transakčního, Hybridního  a Relačního vztahu s dodavateli. My se domníváme, že SRM hraje významnou roli ve všech třech konfiguracích, ovšem v každé z nich využíváme SRM ve zcela odlišné intenzitě a ke zcela odlišným účelům. Abychom mohli správně rozhodnout, jak SRM optimálně využít, měli bychom si nejdříve představit klíčové moduly v rámci SRM. Následující sekci proto věnujeme jednotlivým modulům SRM.

Využití SRM v závislosti na konfiguraci dodavatelsko-odběratelského vztahu

Firmy, které zavádějí SRM, mají tendenci plýtvat cennými zdroji a zahltit sebe i dodavatele sběrem a zpracováním irelevantních dat. Stejně častý je však i opačný případ, kdy firmy přes existenci kvalitního SRM systému trpí nedostatkem relevantních dat. Jinými slovy, klíčem k úspěchu SRM je správně stanovit optimální úroveň shromažďovaných a vyhodnocovaných dat a využívat pouze a právě ty moduly, které přinášejí největší přidanou hodnotu konkrétnímu dodavatelsko-odběratelskému vztahu. Na jednotlivé moduly se zaměříme ve druhé části článku. V následující tabulce jsme shrnuli obecná pravidla optimálního využití SRM pro tři základní konfigurace dodavatelsko-odběratelského vztahu:

Z tabulky je dobře patrné, že SRM má své místo ve všech třech konfiguracích. Nicméně u Transakčního vztahu využíváme SRM pouze pro účely aktualizace dat a kontroly dodržování právních a firemních požadavků (compliance). Rozvoj se soustřeďuje na optimalizaci toků a redukci nákladů spojených se samotnou transakcí. Cílem hodnocení dodavatelů a Reportingu je potom určit, zda budeme ve spolupráci pokračovat nebo změníme dodavatele.

U Hybridního vztahu se stává SRM nástrojem aktivního řízení dodavatelů: komunikujeme plánované nákupy s dodavatelským trhem, máme přehled o dodavatelském panelu, shromažďujeme a interpretujeme data o dodavateli a jeho výkonnosti, poskytujeme dodavateli zpětnou vazbu, a na základě reportingu definujeme program soustavného zlepšování, který je primárně zaměřen na redukci celkových nákladů na vlastnictví. 

Konečně u Relačního vztahu se SRM stává jedním z mnoha nástrojů, prostřednictvím kterého komunikujeme se strategickými dodavateli. V SRM můžeme sledovat postup klíčových iniciativ, poskytovat dodavateli zpětnou vazbu v reálném čase, řešit problémy a identifikovat příležitosti pro další spolupráci.

Ve druhé části článku si představíme jednotlivé SRM podrobněji, ilustrujeme na příkladu z praxe a shrneme jejich přínos.

SRM Ekosystém

Většina softwarových řešení SRM poskytuje a čerpá Kmenová data z Podnikového informačního systému (ERP) i z dalších softwarových řešení v rámci Nákupního procesu, tzn., doplňuje a poskytuje informace pro lepší realizaci celého procesu. Typický SRM obsahuje následující moduly: Nákupní marketing, Registrace dodavatelů, Řízení dokumentů (DMS), Hodnocení dodavatelů, a Rozvoj dodavatelů a Reporting (viz Obrázek). Pojďme se na jednotlivé moduly podívat podrobněji.

(1) Modul nákupní marketing

Nákupním marketingem označujeme permanentní sledování dodavatelského trhu pro danou nákupní kategorii. Tradičně se zde uplatňují metody jako diskuse se současnými a potenciálními dodavateli, sledování novinek na trhu, návštěva konferencí, studium odborných publikací, katalogů a digitálních databází dodavatelů.

Názorným příkladem externí databáze dodavatelů je francouzská firma Kompas, která obsahuje data milionů dodavatelů z celého světa a je aktivní i v České republice. Zmínit můžeme i německá firmu “wer liefert was“ (kdo co dodává), která se primárně soustřeďuje na německy mluvící země. U nás můžeme využít databáze merk.cz nebo epoptavka.cz.

Jakkoli jsou tyto databáze užitečné pro vyhledávání potenciálních dodavatelů, požadavky firem na kvalifikaci dodavatelů, náklady na zavedení a rozvoj dodavatelů i speciální požadavky vedou k preferenci spolupráce s prověřenými dodavateli, tzv. dodavatelským panelem.

Dobře pojatý modul „Nákupní marketing“ nákupčímu poskytuje přehlednou a aktualizovanou databázi již schválených a prověřených dodavatelů pro poptávkové řízení a současně potenciálním dodavatelům umožňuje přihlásit se jako kandidáti pro plánovaná výběrová řízení.

Praktický příklad: Společnost X na svém portálu s předstihem zveřejňuje plánovaná výběrová řízení. Schválení dodavatelé budou poptáni automaticky, nicméně, společnost umožňuje novým dodavatelům, aby se přihlásili jako potenciální dodavatel a po splnění základních kvalifikačních podmínek je nákupčí v systému uvolní jako „potenciální dodavatele,“ se kterými mohou odborné útvary diskutovat o inovativních řešeních a při vhodné příležitosti je poptat. Tímto jednoduchým způsobem má firma přehled o vývoji dodavatelském panelu i neustálý přísun nových myšlenek a současně vstupní kvalifikace filtruje zcela nevhodné dodavatele.

Přínos modulu Nákupní marketing: přehled o současné dodavatelské bázi, jednoduchý nástroj, jak informovat potenciální dodavatele o plánovaných výběrových řízeních a nakupovaných kategoriích, transparentní nástroj, jak přizvat slibné potenciální dodavatele.

(2)  Registrační modul

Registrace dodavatelů v ERP systému je dnes již standardem- v mnoha firmách však stále probíhá manuálně na základě vyplněného formuláře dodavatele. Současně se nabízí otázka, zda sbíráme relevantní data, zda jsou data aktuální a co s daty následně děláme. Dobře nakonfigurovaný Registrační modul je skvělým způsobem, jak získat a udržovat aktuální potřebné informace o dodavatelích. Pomocí můstku do ERP se potom tyto informace automaticky aktualizují i v ERP.

Proces registrace obvykle probíhá následovně:

(1) Nákup vyzve dodavatele k registraci a sdílení dat. U většího množství dodavatelů využijeme automatický email, který dodavatelům vysvětlí, proč registraci vyžadujeme a jak data využijeme.

(2) Následně dodavatel provede základní registraci v SRM systému:

• Dodavatel si zvolí své přístupové parametry (jméno a heslo),
• Poskytne základní firemní údaje jako jméno, IČ, DIČ, centrální adresa, kontakty, bankovní konta, atd.
• Následně zadá primární kontakty a jejich role,
• Zvolí nákupní kategorie, které je schopen dodávat (obvykle dodavatel vybírá z klasifikace nákupních kategorií zákazníka),
• V dalším kroku dodavatel poskytne data pro tzv. Úvodní kvalifikaci dodavatele (Initial Supplier Qualification). Uvede zde požadovaná finanční data, informace o majitelích, certifikáty, reference, atd.
• U strategických dodavatelů může zákazník požadovat vyplnění dodatečných detailních informací relevantních pro danou nákupní kategorii, typu strojní vybavení, maximální kapacity, atd.
• Na základě výsledků registrace nákup dodavatele schválí a zařadí např. mezi potenciální dodavatele – schválené dodavatele – strategické dodavatele.
• Dodavatel je informován o svém schválení pro konkrétní nákupní kategorie, případně je vyzván k doplnění informací.
• Aktualizace registrace probíhá v nastavitelných intervalech, typicky 1- 2 krát ročně.

Přínos modulu Registrace: Registrace dodavatelů garantuje, že nechybí žádné podstatné informace o dodavatelích. Zavedení a aktualizace informací je plně v kompetenci dodavatele a pro zákazníka představuje jen minimální náklady. Navíc, informace jsou přístupné všem interním zákazníkům, kteří obdrželi přístupové oprávnění. V závislosti na intenzitě vztahu s dodavatelem můžeme registraci požadovat „na minimální úrovni,“ nebo ji naopak rozšířit. Databázi dodavatelů lze snadno prohledávat a filtrovat, což usnadňuje vytváření reportů.

(3)  Modul Řízení dokumentů

Modul Řízení dokumentů (DMS) vytváří, typizuje, digitalizuje, administruje a distribuuje dokumenty, které vznikají v rámci nákupního procesu. Ovšem kvalitní SRM systém jde dále než jen „pouhé“ uchovávání dokumentů, protože umožňuje ke každému dokumentu vytvořit standardizovaná a snadno filtrovatelná metadata, která z needitovatelného formátu vytvářejí použitelnou informaci. Příkladem užitečných metadat jsou:

• Typ /název dokumentu (např. povinné právní dokumenty, smluvní dokumenty, technické dokumenty, certifikáty, doklady o certifikaci, zápisy z klíčových schůzek, rozvojové projekty),
• Manažer dokumentu (nákup nebo dodavatel, interní zákazník),
• Povaha dokumentu (veřejné přístupný, omezeně přístupný, tajný),
• Datum vydání a Datum platnosti,
• Sledování změn,
• Pravidla pro aktualizaci,
• Stav schválení dokumentu,
• Odkaz na klíčové pasáže dokumentu,
• Poznámky, další akce.

Praktický příklad: Společnost X od svých dodavatelů vyžaduje certifikaci dle ISO. Informace je řízena v rámci modulu DMS. V praxi to funguje tak, že již v registrační fázi je dodavatel vyzván, aby nahrál svůj ISO certifikát včetně požadovaných metadat. Pokud jej nevloží, registrace proběhne, ale dodavatel je automaticky zařazen do „červené“ kategorie dodavatelů, kteří se nemohou zúčastnit výběrového řízení. Následně dodavatel obdrží upomínku. Pokud dokument vloží, schvalovatel jej zkontroluje a autorizuje. Dodavatel tímto přeskočí do „zelené“ kategorie dodavatelů. Schválený dokument je zařazen do seznamu dokumentů v DMS, které jsou přístupné všem relevantním interním zákazníkům. Na základě metadat potom systém hlídá platnost dokumentů a automaticky dodavatele upozorní na aktualizaci.

Zkušenost ukazuje, že „interní rozběh“ DMS modulu bývá administrativně náročný, protože je potřeba shromáždit a zpracovat roztroušené dokumenty a doplnit ty chybějící. Proto mnoho firem raději začíná s čistým listem a vyzve dodavatele, aby sami dokumenty do DMS nahráli. Přesto, výhody DMS vysoce převyšují náklady se zavedením, administrováním a využitím digitalizovaných dokumentů. Tyto výhody rostou s rostoucím objemem dokumentů a digitalizovaných informací.

Přínos: Řízení a archivace dokumentů na jednom místě. Monitorování platnosti dokumentů a automatizovaná výzva k aktualizaci. Změny jsou evidovány a odpovídají vnitřním pravidlům firmy. Dokument je autorizovanému uživateli přístupný během vteřin, bez náročného hledání papírových dokumentů. Jednoznačný a rychlý proces schvalování dokumentů. Eliminace ústních, „emailových“ a jiných neformálních dohod.

(4)  Modul Hodnocení dodavatelů

Samotný princip Hodnocení dodavatelů není v nákupním oddělení nic nového. Rozdíl mezi „excelovým“ hodnocením dodavatelů  a využitím SRM je především v možnosti hodnotit daleko větší množství dodavatelů, průběžné aktualizaci, vyšší periodicitě, snadné dostupnosti a standardizaci výstupu.  

Zatímco u „C“ dodavatelů, které obvykle řadíme do Nekritického kvadrantu Kraljičovy matice provádíme pouze automatizované hodnocení výkonosti ve smyslu Vyhovuje / Nevyhovuje KO kritériím, u dodavatelů kategorie A a B, kteří patří do Pákového, Strategického nebo Kritického kvadrantu provádíme pravidelné a hloubkové hodnocení, do kterého jsou zapojeni Nákup, klíčoví Interní zákazníci a data z ERP.  Zohledňujeme zde nejen „automatická“ kritéria, ale i specifické požadavky pro danou kategorii, případně klíčové výkonnostní indikátory specifikované v Dohodě o poskytovaných službách (Service level agreement).

Periodicita hodnocení závisí na relevanci dodavatelů, kritičnosti kategorie či povaze dodavatelského trhu. U těch nejkritičtějších dodavatelů provádíme hodnocení měsíčně nebo kvartálně, u stabilních dodavatelů jednou ročně.

Praktický příklad: Společnost X si vytvořila jednoduchou a přehlednou hierarchickou strukturu hodnocení výkonosti dodavatelů. V první fázi si vytvořila katalog hodnotících kritérií se standardním názvem, srozumitelnou definicí a výpočtem. Tento katalog je průběžně doplňován a aktualizován, současně však zabraňuje „nekontrolovanému množení“ hodnotících kritérií. Jednotlivá kritéria jsou samozřejmě seřazena do obsahových skupin typu: logistika, zákaznická podpora, finanční zdraví, atd. Jakmile mezioborový tým zvolí relevantní výkonnostní kritéria, vyzve jej systém k přiřazení vah, přičemž součet všech vah se vždy rovná 100. Nákupčí následně pracuje buď s agregovaným koeficientem, případně si hodnocení rozklikne a analyzuje výkonost dodavatele v jednotlivých oblastech. Platí, že s rostoucím významem dodavatele roste i počet kritérií a jejich detailnost.

Kvalitní SRM systém umožňuje kombinaci tvrdých dat jako jsou finanční, logistická nebo kvalitativní data, která se obvykle přebírají automaticky přímo z ERP prostřednictvím integračního můstku, a měkkých dat, jako inovativnost dodavatele, atmosféra spolupráce, flexibilita změnového řízení, přesnost a kvalita komunikace.

Na tomto místě bychom měli zdůraznit, že zavedení SRM systému není samospasitelné. Platí, že kvalita dat na vstupu určuje kvalitu informací na výstupu. Nicméně, pokud odvedeme dobrou práci, můžeme se těšit na celou řadu hmatatelných přínosů:

• Systematicky sběr informací o dodavateli a okamžitá disponibilita těchto informací,
• Objektivní a multikriteriální hodnocení dodavatele za spoluúčasti interního zákazníka,
• Zapojení interního zákazníka do rozhodování o vhodných dodavatelích,
• Přístup všech autorizovaných zainteresovaných stran k relevantním informacím,
• Poskytnutí relevantní a pravidelné zpětné vazby dodavatelům,
• Rychlá tvorba reportů, snadná a kvalitní příprava podkladů pro jednání s dodavateli,
• Kumulace know-how o dodavatelích, zachování know how i v případě fluktuace v nákupním oddělení,
• Systém včasného varování při negativním vývoji rizikových faktorů na straně dodavatele,
• Vytváření datové základny pro strategické nákupní páky jako jsou Celkové náklady na vlastnictví, Design-to-Cost, Horizontální nebo Vertikální integrace, Make or Buy, atd.

Přínos modulu Hodnocení dodavatelů: Hloubka, objektivita a automatizace celého hodnotícího procesu. Standardizovaná zpětná vazba. Využití při tvorbě a realizaci nákupní strategie.

(5)  Modul Rozvoj dodavatelů

Předchozí řádky již naznačily, že Modul hodnocení dodavatelů je nutným předpokladem pro systematický rozvoj dodavatelů a program soustavného zlepšování. Firmy, které tyto programy realizují konstatují, že díky pravidelnému hodnocení a soustředěnému úsilí došlo k jednoznačnému zlepšení kvality dodávek, snížení skrytých rizik, redukci počtu reklamací a nákladů spojených s jejich vyřízením, vyšší dodávkové věrnosti a vysokému procentu tzv. „perfektní dodávky,“ snížení potřeby bezpečnostních skladů, zlepšení komunikace a flexibility dodavatele, i proaktivnímu přístupu dodavatele ke zlepšení všech výkonnostních parametrů.

Ze střednědobého hlediska slouží seznam iniciativ i jako databáze dobré praxe a poučení z chyb. Díky tomu, že do modulu má přístup celý řešitelský tým, odpadají problémy s řízením dokumentů, sdílením dat, aktualizací a zjednodušuje se koordinace. 

Příklad: Společnost X s dodavatelem identifikovala zlepšení celkových nákladů na vlastnictví (TCO) jako klíčovou páku pro danou nákupní kategorii. Nákupčí tedy založil novou iniciativu a nominoval řešitelský tým. Následně spolupracovníci v rámci SRM otevřeli několik konkrétních projektů na zlepšení TCO. Celý tým má díky SRM přístup ke všem podstatným informacím o postupu. Velkou výhodou je i fakt, že nákupčí si může vyfiltrovat všechny paralelně probíhající projekty zlepšení TCO a  inspirovat se / sdílet zkušenosti.

Přínos modulu Rozvoj dodavatelů: strukturovaná databáze probíhajících rozvojových iniciativ filtrovatelná na úrovni dodavatele, nákupní skupiny, typu iniciativy či fáze rozpracovanost. Modul také všem oprávněným zainteresovaným stranám umožňuje plánovat termíny, určit odpovědného pracovníka, sdílet informace interně i externě, provádět aktualizace.

(6)  Modul Reporting

SRM se velmi rychle rozvine do obsáhlé databáze dat, která obsahuje jednak kmenová data a jednak data z iniciativ a projektů. Kmenová data jsou základem každého IT systému a jejich založení a udržování podniky obvykle považují za nutné zlo. Dobře nakonfigurovaný SRM systém zjednodušuje sběr a údržbu kmenových dat tím, že je digitalizuje, automaticky sbírá a jasně přiřadí odpovědnosti za jejich sběr a správu. Například, (1) v rámci nákupního marketingu získáváme informace o nových dodavatelích, (2) v rámci registrace dodavatelů získává nákupní oddělení přesné a aktuální data přímo od dodavatelů, (3) v rámci hodnocení je jasně určeno, kdo hodnocení provádí a jak často.

Za druhé, data z iniciativ a projektů vznikají díky propojení SRM s ostatními moduly digitalizovaného nákupu jako například RFX procesy, elektronické katalogy, P2P. Výstupy z těchto platforem jsou integrovány do SRM a využívány pro hodnocení výkonosti dodavatele a generování průběžných a závěrečných reportů.

Praktický příklad: Společnost X od nákupčích vyžaduje, aby si před každým jednáním vytiskli standardní jednostránkový report dodavatele. Jeho vygenerování netrvá více než několik minut. Přestože report obsahuje pouze základní výkonnostní informace, nutí nákupčí zamyslet se nad „červenými“ semafory, nad vývojem klíčových výkonnostních indikátorů a nad srovnáním s ostatními dodavateli dané kategorie.

Přínos modulu Reporting: Přetváří data na informace využitelné v praxi ve formě reportů, grafických systémů a standardních dashboardů.

Přínos pro praxi

Správná konfigurace SRM není žádná raketová věda. Na začátek zcela postačí segmentace dle Kraljicovy matice, nebo ještě lépe rozdělení dodavatelů do tří úrovní intenzity dodavatelsko-odběratelského vztahu: Transakční, Hybridní a Relační. Následně se zaměříme na jednotlivé moduly SRM a pro každou úroveň intenzity zvolíme množství, kvalitu a frekvenci vstupů a výstupů. Konečně, na základě praktických zkušeností celý systém adaptujeme tak, aby dokonale vyhovoval našim potřebám.

[1] Peterson, H.C., Wysocki, A.F. and Harsh, S.B., 2001. Strategic choice along the vertical coordination continuum. International Food and Agribusiness Management Review, 4, 149-166.

Autoři: 

Jan Vašek, František Bumba, 2021