Počkejte prosím chvíli...
Nepřihlášený uživatel
VŠCHT PrahaÚEM → Digitální nákup → Digitální nákup - příspěvky z roku 2020 → Jak vybrat pro váš nákup optimální systém digitalizace?
iduzel: 56350
idvazba: 65683
šablona: stranka
čas: 19.8.2022 04:21:24
verze: 5118
uzivatel:
remoteAPIs:
branch: trunk
Server: 147.33.89.150
Obnovit | RAW

Jak vybrat pro váš nákup optimální systém digitalizace?

František Bumba, 2020

Chcete-li digitalizovat vaše nákupní procesy, je důležité přihlédnout k celé řadě různých aspektů. Úmyslně nemluvíme o výběru „nejlepšího“ systému jako takového, ale o systému, který je pro vás funkčně a cenově optimální, to znamená nejlepší vzhledem k potřebám a možnostem vašeho nákupu.

V podstatě jsou dvě možnosti, jak nákup digitalizovat:

Pokud používáte ERP systémy jako SAP, Oracle, Infor atd. nebo ERP systém domácího dodavatele softwaru, tak možná zjistíte, že

  • nabízené ERP moduly pro nákup nejsou v souladu s vašimi potřebami
  • především nadnárodní ERP systémy jsou pro vás cenově nepřijatelné
  • dodavatelé systému pro vás odmítají realizovat jakékoliv úpravy, nebo jsou tyto úpravy za přemrštěné ceny
  • obsluha těchto systémů není uživatelsky přívětivá, a tak nejsou akceptovány vašimi nákupčími a zvyšují se náklady na zavedení
  • zavádění těchto systémů je často doprovázeno nákladnými konzultacemi.

Alternativně můžete zavést jako doplněk vašeho ERP cloudové řešení SaaS (System as a Servis) od vývojářů, kteří se na digitalizaci nákupu specializovali.

SaaS výhody objasníme na příkladu systému, který byl vyvinut na základě následujících principů:Kompletnost digitalizace

Kompletnost digitalizace

Integrované řešení se obecně sestává z následujících modulů:

  • Nákladová analýza nákupní činnosti ((Total Spend Analysis). Strukturuje a mapuje výchozí stav nákupu a identifikuje oblasti, ve kterých lze dosáhnout rychlých a účinných zlepšení („low hanging fruits“)
  • Katalogový nákup standardních produktů nepřímé spotřeby jak nákupním oddělením, tak autorizovanými žadateli v ostatních odděleních, s uživatelsky přívětivým workflow
  • Sourcing pro nákup klíčových produktů (leverage goods) manažery jednotlivých kategorií pomocí RFI, RFQ a elektronických aukcí
  • SRM (Supplier Relationship Management) pro výběr nejlepších dodavatelů a rozvoj vztahů s nimi
  • P2P (Purchase 2 Pay) pro elektronický fulfillment od objednávky po fakturu

Zákazník má volbu kompletní implementace nebo libovolné kombinace těchto modulů. Je zřejmé, že nejvyšší účinnosti digitalizace nákupů lze dosáhnout společnou implementací všech modulů. V praxi se doporučuje postupné zavedení v individuálním pořadí pro daného zákazníka.

1. Koncentrace na to podstatné

Pareto princip platí i pro digitalizaci nákupu: pomocí nejdůležitějších 20 % všech možných workflow pokryjete cca 80 % všech podstatných funkcí nákupu. Cena zbývajících 20 % funkcí vás bude stát více než 80 % dodatečných nákladů.

Hospodářsky smysluplný systém se koncentruje právě na těch 20 % nejdůležitějších workflow s tím, že další funkcionalitu je možné doplnit kdykoliv dle skutečných potřeb.

Zavedení stoprocentní digitalizace je nákladné. Mezní užitek 80 % nedůležitých workflow je omezený. Doporučujeme tato workflow zavádět až poté, co vám ty nejatraktivnější funkce „vydělají“ na další kroky :-)

Kromě toho provozovatelé SaaS permanentně doplňují další funkce na základě svých zkušeností a přání zákazníků, které uceleně navazují na stávající workflow.

 

2. Akceptace digitalizace

 Ze zkušenosti víme, že zavedení digitalizace nákupu naráží často na počáteční skepsi ze strany spolupracovníků v nákupu. Tento postoj pramení z nedůvěry vůči změnám. Co vám pomůže ten nejlepší systém, pokud je vnímán jako vetřelec bez zřejmého prospěchu!

Tyto potenciální averze překonáte snadněji, pokud

  • poskytnete vašim zaměstnancům výklad systému, jeho cílů a zajistíte potřebný trénink
  • nové řešení je logicky strukturované a snadno pochopitelné
  • uživatelské rozhraní je přívětivé a intuitivní
  • systém výrazně usnadňuje práci nákupního oddělení

a poskytovatel zajistí rychlou podporu, pokud je zapotřebí. Alternativně se osvědčilo k zavedení nového systému vyčlenit motivované spolupracovníky, kteří své zkušenosti předají svým kolegům. Nejefektivnější konzultant je sympatický kolega :-)

3. Strukturální změna činností nákupu

 Jak se projeví digitalizace v praxi nákupu? Výchozí stav lze charakterizovat následovně:

  • Manuální workflow způsobují neúměrné procesní náklady.
  • Manuální procesy svádějí k tomu, že jsou zaváděny pro jednorázové anebo zřídka potřebné nestandardní procesy, čímž se komplikuje jejich řízení.
  • „Nedostatek plánování produkuje provozní chaos“.

Efektivní systémy postupují diametrálně odlišně v následujících krocích:

  • rozčlenění workflow na hlavní a vedlejší (viz bod 2).
  • konsekventní standardizace a normalizace hlavních workflow
  • definice potřebných kmenových dat a datových rozhraní
  • nastavení řídících parametrů digitalizovaných workflow

 

3.     Proces zavádění systému

 Výsledky výše zmíněných přístupů obsahují eficientní systémy již v základním nastavení. Rozhodovací parametry se po odsouhlasení s vedením nákupu upraví podle potřeb zákazníka. Tímto způsobem se minimalizují náklady na nastavení systému. Systém může být zaveden v rekordním čase.

Spoluúčast zákazníka při zavádění systému se omezuje na

  • Převzetí kmenových dat ze stávajícího ERP systému zákazníka pomocí odsouhlasených rozhraní, popř. doplnění těchto dat z jiných zdrojů.
  • Nastavení rozhodovacích parametrů pro definovaná workflow.
  • Pilotní provoz a přejímka systému.

Pro zavádění modulů systému lze obecně jmenovat – v závislosti od datové situace u zákazníka – následující orientační časové osy:

  • Sourcing a nákladová analýza: několik dnů
  • Katalogový nákup: několik týdnů v závislosti na organizaci žadatelů a schvalovatelů
  • SRM: projeví se až po několika měsících v závislosti na výměně informací mezi zadavatelem a jeho dodavateli

 

4. Operativní zlepšení versus strategické změny

Výše uvedené moduly jsou nástroje operativního charakteru, které zefektivňují nákup, i když někteří zastánci digitalizace nákupu je částečně povyšují na strategické.

Strategická opatření se v odborné literatuře týkají dalekosáhlých strukturálních změn, které obchodní organizaci zpřístupní nejen konkurenční výhody jako takové, ale zároveň změny trvalé, pro konkurenci dlouhodobě nedostupné. Příklady strategických změn:

  • Invention on demand
  • Make or buy
  • Vertikální integrace
  • Design to cost
  • Specializace versus modularizace
  • Strategické aliance
  • Fúze

Změny tohoto ražení jsou realizovány v týmech, ve kterých jsou kromě nákupu zastoupena i další oddělení jako marketink, R&D, výroba, logistika a controlling.

Operativní výsledky digitalizovaného nákupu podporují nepřímo i strategická rozhodnutí. Jednou ze styčných ploch skýtá SRM a jeho analytické poznatky o dodavatelském trhu. Efektivní operativa poskytuje dále finanční prostředky pro analýzu strategických řešení a uvolňuje kapacitu nákupního oddělení k permanentnímu hodnocení různých rozvojových alternativ.

 

O autorovi:

Dr. František Bumba úspěšně podniká a konzultuje v oblasti digitalizace nákupu. Na středoevropském trhu dlouhodobě spolupracuje se společností Apitea, která nabízí komplexní e-procurement platformu Promitea.

Aktualizováno: 3.11.2020 08:58, Autor: Ph.Dr. Jan Vašek, M.Sc.

VŠCHT Praha
Technická 5
166 28 Praha 6 – Dejvice
IČO: 60461373
DIČ: CZ60461373

Datová schránka: sp4j9ch

Copyright VŠCHT Praha 2021
Za informace odpovídá Oddělení komunikace, technický správce Výpočetní centrum

VŠCHT Praha na sociálních sítích
zobrazit plnou verzi