Jak vybrat pro váš nákup optimální systém digitalizace?

V podstatě jsou dvě možnosti, jak nákup digitalizovat:

Pokud používáte ERP systémy jako SAP, Oracle, Infor atd. nebo ERP systém domácího dodavatele softwaru, tak možná zjistíte, že

• nabízené ERP moduly pro nákup nejsou v souladu s vašimi potřebami
• především nadnárodní ERP systémy jsou pro vás cenově nepřijatelné
• dodavatelé systému pro vás odmítají realizovat jakékoliv úpravy, nebo jsou tyto úpravy za přemrštěné ceny
• obsluha těchto systémů není uživatelsky přívětivá, a tak nejsou akceptovány vašimi nákupčími a zvyšují se náklady na zavedení
• zavádění těchto systémů je často doprovázeno nákladnými konzultacemi.

Alternativně můžete zavést jako doplněk vašeho ERP cloudové řešení SaaS (System as a Servis) od vývojářů, kteří se na digitalizaci nákupu specializovali.

SaaS výhody objasníme na příkladu systému, který byl vyvinut na základě následujících principů:Kompletnost digitalizace

Kompletnost digitalizace

Integrované řešení se obecně sestává z následujících modulů:

• Nákladová analýza nákupní činnosti ((Total Spend Analysis). Strukturuje a mapuje výchozí stav nákupu a identifikuje oblasti, ve kterých lze dosáhnout rychlých a účinných zlepšení („low hanging fruits“)
• Katalogový nákup standardních produktů nepřímé spotřeby jak nákupním oddělením, tak autorizovanými žadateli v ostatních odděleních, s uživatelsky přívětivým workflow
• Sourcing pro nákup klíčových produktů (leverage goods) manažery jednotlivých kategorií pomocí RFI, RFQ a elektronických aukcí
• SRM (Supplier Relationship Management) pro výběr nejlepších dodavatelů a rozvoj vztahů s nimi
• P2P (Purchase 2 Pay) pro elektronický fulfillment od objednávky po fakturu

Zákazník má volbu kompletní implementace nebo libovolné kombinace těchto modulů. Je zřejmé, že nejvyšší účinnosti digitalizace nákupů lze dosáhnout společnou implementací všech modulů. V praxi se doporučuje postupné zavedení v individuálním pořadí pro daného zákazníka.

1. Koncentrace na to podstatné

Pareto princip platí i pro digitalizaci nákupu: pomocí nejdůležitějších 20 % všech možných workflow pokryjete cca 80 % všech podstatných funkcí nákupu. Cena zbývajících 20 % funkcí vás bude stát více než 80 % dodatečných nákladů.

Hospodářsky smysluplný systém se koncentruje právě na těch 20 % nejdůležitějších workflow s tím, že další funkcionalitu je možné doplnit kdykoliv dle skutečných potřeb.

Zavedení stoprocentní digitalizace je nákladné. Mezní užitek 80 % nedůležitých workflow je omezený. Doporučujeme tato workflow zavádět až poté, co vám ty nejatraktivnější funkce „vydělají“ na další kroky :-)

Kromě toho provozovatelé SaaS permanentně doplňují další funkce na základě svých zkušeností a přání zákazníků, které uceleně navazují na stávající workflow.

2. Akceptace digitalizace

 Ze zkušenosti víme, že zavedení digitalizace nákupu naráží často na počáteční skepsi ze strany spolupracovníků v nákupu. Tento postoj pramení z nedůvěry vůči změnám. Co vám pomůže ten nejlepší systém, pokud je vnímán jako vetřelec bez zřejmého prospěchu!

Tyto potenciální averze překonáte snadněji, pokud

• poskytnete vašim zaměstnancům výklad systému, jeho cílů a zajistíte potřebný trénink
• nové řešení je logicky strukturované a snadno pochopitelné
• uživatelské rozhraní je přívětivé a intuitivní
• systém výrazně usnadňuje práci nákupního oddělení

a poskytovatel zajistí rychlou podporu, pokud je zapotřebí. Alternativně se osvědčilo k zavedení nového systému vyčlenit motivované spolupracovníky, kteří své zkušenosti předají svým kolegům. Nejefektivnější konzultant je sympatický kolega :-)

3. Strukturální změna činností nákupu

 Jak se projeví digitalizace v praxi nákupu? Výchozí stav lze charakterizovat následovně:

• Manuální workflow způsobují neúměrné procesní náklady.
• Manuální procesy svádějí k tomu, že jsou zaváděny pro jednorázové anebo zřídka potřebné nestandardní procesy, čímž se komplikuje jejich řízení.
• „Nedostatek plánování produkuje provozní chaos“.

Efektivní systémy postupují diametrálně odlišně v následujících krocích:

• rozčlenění workflow na hlavní a vedlejší (viz bod 2).
• konsekventní standardizace a normalizace hlavních workflow
• definice potřebných kmenových dat a datových rozhraní
• nastavení řídících parametrů digitalizovaných workflow

3.     Proces zavádění systému

 Výsledky výše zmíněných přístupů obsahují eficientní systémy již v základním nastavení. Rozhodovací parametry se po odsouhlasení s vedením nákupu upraví podle potřeb zákazníka. Tímto způsobem se minimalizují náklady na nastavení systému. Systém může být zaveden v rekordním čase.

Spoluúčast zákazníka při zavádění systému se omezuje na

• Převzetí kmenových dat ze stávajícího ERP systému zákazníka pomocí odsouhlasených rozhraní, popř. doplnění těchto dat z jiných zdrojů.
• Nastavení rozhodovacích parametrů pro definovaná workflow.
• Pilotní provoz a přejímka systému.

Pro zavádění modulů systému lze obecně jmenovat – v závislosti od datové situace u zákazníka – následující orientační časové osy:

• Sourcing a nákladová analýza: několik dnů
• Katalogový nákup: několik týdnů v závislosti na organizaci žadatelů a schvalovatelů
• SRM: projeví se až po několika měsících v závislosti na výměně informací mezi zadavatelem a jeho dodavateli

4. Operativní zlepšení versus strategické změny

Výše uvedené moduly jsou nástroje operativního charakteru, které zefektivňují nákup, i když někteří zastánci digitalizace nákupu je částečně povyšují na strategické.

Strategická opatření se v odborné literatuře týkají dalekosáhlých strukturálních změn, které obchodní organizaci zpřístupní nejen konkurenční výhody jako takové, ale zároveň změny trvalé, pro konkurenci dlouhodobě nedostupné. Příklady strategických změn:

• Invention on demand
• Make or buy
• Vertikální integrace
• Design to cost
• Specializace versus modularizace
• Strategické aliance
• Fúze

Změny tohoto ražení jsou realizovány v týmech, ve kterých jsou kromě nákupu zastoupena i další oddělení jako marketink, R&D, výroba, logistika a controlling.

Operativní výsledky digitalizovaného nákupu podporují nepřímo i strategická rozhodnutí. Jednou ze styčných ploch skýtá SRM a jeho analytické poznatky o dodavatelském trhu. Efektivní operativa poskytuje dále finanční prostředky pro analýzu strategických řešení a uvolňuje kapacitu nákupního oddělení k permanentnímu hodnocení různých rozvojových alternativ.

O autorovi:

Dr. František Bumba úspěšně podniká a konzultuje v oblasti digitalizace nákupu. Na středoevropském trhu dlouhodobě spolupracuje se společností Apitea, která nabízí komplexní e-procurement platformu Promitea.