eBF 2020: Doporučení pro nákup IT

Proč IT projekty krachují

Abych tento problém překonal, pokusil jsem se „best-practices“ za pomocí odborné literatury přehledně strukturovat a doplnit o doporučení přednášejících.  Má analýza vychází z hojně citovaného článku profesora R. Nelsona.[1] V úvodu článku autor uvádí desítku „nechvalně“ známých nepovedených IT projektů, které doporučuji k prostudování každému nákupčímu IT. Až z toho mrazí. Na základě rozsáhlého výzkumu pak prof. Nelson tvrdí, že IT projekty nejčastěji selhávají kvůli Lidem, Procesům, Produktu a Technologii (viz tabulka). Je zajímavé, že ani jeden z top desítky nejzávažnějších problémů nebyl Technologický, přestože se na tento faktor manažeři rádi vymlouvají.

Zdroj: Upraveno dle Nelson, 2007

Na co si dát při nákupu IT pozor

Pro eliminaci těchto problémů autor doporučuje sedm nápravných opatření, která jsou, podle mého názoru, relevantní i pro nákup a řízení IT projektů, což ostatně dokládá i fakt, že většinu z nich účastníci konference zmínili a podrobně prodiskutovali.

1. Snažte se realisticky odhadnout cenu/čas/úsilí projektu a realisticky projekt rozplánujte.

Účastníci konference se tomuto tématu zevrubně věnovali a zdůraznili, že hned na začátku nákupního musí nákupčí rozhodnout jestli se rozhodne pro již existující software a nechá si jej pouze upravit pro své potřeby, nebo jestli si firma zaplatí kompletní vývoj IT řešení. Experti doporučují standardní, existující řešení, kdykoli je to možné, protože vlastní vývoj je finančně velmi náročný, obtížně se specifikuje a kvantifikuje. Investice do vlastního řešení je oprávněná pouze v případech, kdy organizaci přináší konkurenční výhodu nebo je absolutně nezbytná pro realizaci unikátního nápadu nebo potřeby.

2. Pamatujte, že efektivní řízení zainteresovaných stran je klíčem k úspěchu.

Jinými slovy, analyzujte sílu a zájmy stakeholderů a komunikujte s nimi dle předem připravené strategie. V panelové diskusi na toto téma řeč nepřišla. Je to možná proto, že experti jej považují za absolutní základ, o kterém se ani nemusí mluvit. Přesto mi připadá důležité jej zdůraznit.

3. Zlepšení řízení rizik

Nákupčí musí již na začátku projektu identifikovat největší rizika, vést tabulku hodnocení rizik a aktivně řídit top deset rizik. Experti poukázali na fakt, že zadavatelé ani nákupčí obvykle nejsou experti v oblasti IT a proto roste význam předběžných tržních konzultací, především v oblasti vytváření specifikace. Podle účastníků konference by si měly dát firmy vedle obvyklých nákupních rizik pozor i na náklady životního cyklu IT spojené s údržbou, vývojem a implementací upgradů a zabezpečením software proti hackerům. Velkou pozornost bychom také měli věnovat smluvním podmínkám a ochraně duševního vlastnictví, protože jinak si zaděláváme na problémy do budoucna, ať už z hlediska rizika monopolního dodavatele nebo z hlediska údržby software v případě krachu dodavatele.

 4. Řízení projektu

Z časových důvodů nevyšel čas podrobně rozebrat nástrahy řízení IT projektů. Dodejme proto, že klíčem k úspěchu je vyjasnit role v týmu, dostatečně rozpracovat zásady, plány a postupy projektu, nedovolit, aby se na projekt nabalily další iniciativy.

5. Vyvarovat se zkracování důležitých vývojových procesů, protože nám hoří termín

Pro řízení nákupu IT to znamená vyhradit si dostatečný čas na přípravu specifikace, předběžné tržní konzultace, ohodnocení kompetencí dodavatelů, přípravu smlouvy, ošetření duševních práv. Zanedbání kteréhokoli z těchto procesních kroků se nám vrátí jako bumerang v průběhu realizace projektu. Experti toto téma nepřímo mnohokrát zmínili, ale přesto jsem měl dojem, že ho dostatečně nezmínili, přestože to musí být Achillova pata nákupu.

6. Zajistěte náležité personální kvality mezioborového týmu.

Pod tímto bodem se rozumí dostatečně kvalitní personální zabezpečení na straně zadavatele i požadavky na kvalitní programátory a management na straně dodavatele. Stejně důležité je i zajištění pravidelné komunikace mezi členy projektového týmu a odstranění všech hloupých bariér. V debatě o certifikaci dodavatelů se experti neshodli. Objevil se názor, že jediná certifikace, která dává nákupčím smysl, je ISO kyberbezpečnosti, kterou není jednoduché v dnešní době získat a je tedy objektivní známkou kvality dodavatele. Ostatní certifikáty podle expertů nemají žádnou velkou váhu a mohou se dokonce stát nástrojem pro manipulaci výběrového řízení, které je šité na míru konkrétnímu dodavateli. Panelisté se naopak jednoznačně shodli, že pro úspěch projektu je zásadní člověk (programátor, architekt, manažer projektu),  který daný IT problém řeší, jeho zkušenosti, programátorské či projektové kompetence. V diskusi jsem postrádal požadavky na odborné kompetence nákupčích a odborných útvarů zákazníka v oblasti IT. Zaznělo, že veřejné organizace jsou na tom v této oblasti spíše špatně, ale myslím, že by téma stálo za podrobnější komentář.  

7. Zajistěte podporu vedení společnosti

Je možné, že toto téma je důležitější pro soukromý sektor než pro veřejný, přesto podle mého názoru mělo zaznít. Podle autora článku je úkolem nákupního i projektového týmu zajistit kvalitní „business case“ a reporting pro vrcholné vedení. Business case vedení přesvědčí, že projekt má smysl a firmě pomůže, a zajistí jeho podporu v kritických okamžicích. Reporting potom poctivě ukazuje postup projektu i problémy – není to vždy příjemné čtení, ale je to lepší než nechat problémy nekontrolovaně eskalovat a dostat se do neřešitelné situace.

Co může nákupčí IT od zítra udělat jinak

Myslím, že konference otevřela oči nákupčím IT ze soukromého i veřejného sektoru. Předpokládám, že intuitivně všechny tyto problémy znali, ale vidět je takhle na jednom místě je určitě poučné. Na konferenci zazněla spousta inspirativních rad a doporučení, takže každý divák si vybere to svoje. Můj příspěvek se pokusil shrnout ta nejdůležitější doporučení a může nákupčím posloužit jako návod ´Na co si dát pozor, až budu zase nakupovat IT.´

[1] Nelson, R. R. (2007). IT project management: Infamous failures, classic mistakes, and best practices. MIS Quarterly executive, 6(2).

O autorech:

Jakub Nademlejnský, Patrik Nátr, Gabriel König, Štěpán Černohouz

Autoři jsou studenty pátého ročníku specializace Logistics and Supply Chain Management.