Počkejte prosím chvíli...
Nepřihlášený uživatel
VŠCHT PrahaÚEM → Digitální nákup → Digitální nákup - příspěvky z roku 2020 → Desatero digitalního architekta nákupu
iduzel: 56428
idvazba: 65854
šablona: stranka
čas: 19.8.2022 04:35:09
verze: 5118
uzivatel:
remoteAPIs:
branch: trunk
Server: 147.33.89.150
Obnovit | RAW

Desatero digitalního architekta nákupu

Společnost amc group vydala zajímavou a inspirativní studii,[1] která by se určitě měla objevit na radaru každého adepta digitalizace nákupu. Ze studie vybírám a stručně komentuji čtyři zásadní myšlenky.

Digitální architekt

Joachim v. Lüninck, ředitel amc group, v zajímavém rozhovoru zdůrazňuje význam funkce digitálního architekta: “Elektronizace nákupu je srovnatelná se stavbou nového domu, protože i zde máte v podstatě neomezené množství lepších či horších alternativ. Apelujeme na všechny rozhodovatele- nesnažte se za každou cenu ušetřit, naopak, držte se určitého, předem definovaného standardu a udržujte rovnováhu mezi již vyzkoušeným a inovativním. Schopnost dodavatele inovovat je důležitá pro budoucí rozvoj a konkurenceschopnost řešení, již prověřené moduly jsou zase důležité pro plánování časového rámce, rozpočtu i kapacit. Proto všem podnikům doporučuji, aby neelektronizovaly bez pomoci zkušeného digitálního architekta, který má hluboké znalosti trhu a dokáže specifikaci přizpůsobit vašim konkrétním potřebám.“

Krásně roli architekta nákupu ve svém článku popsal  G. Murray[2] jako experta, který ve spolupráci s mezioborovým týmem analyzuje, vytváří, zavádí do praxe a řídí standardní nákupní procesy. Je s podivem, jak vzácná tato funkce ve firemním nákupu je. Před časem jsem analyzovat strukturu nákupu v jedné velké středoevropské rafinerii: z více než stovky nákupčích dominovali „Nákupčí ze staré školy“ a „Pragmatičtí strategičtí nákupčí,“ a objevilo se i několik „Čistých stratégů.“ To podle manažerů společnosti odráželo profesionalizaci nákupu, kterou společnost prochází i nedávno vzniklou funkci centrálních nákupčích. Co však všechny šokovalo byl nezvykle nízký počet Architektů. V tak komplikovaném nákupu bych očekával, že tato funkce bude tvořit 5 % zaměstnanců. Identifikovali jsme však pouze jednoho! Bylo až úsměvné, že jakmile jsem výsledek prezentoval, všichni okamžitě věděli, o koho se jedná. Shodli jsme se, že společnost potřebuje tuto roli významně posílit, pokud má nákup dostát výzvám, které před něj vedení společnosti klade.

Vzhledem k tomu, že digitalizace nákupu už s námi zůstane, měly by se větší společnosti zamyslet nad zřízením funkce interního digitálního architekta. Menším firmám bych naopak doporučil využít služeb externího experta.

 

Past adaptace na existující procesy

Pokud jde o samotnou implementaci digitalizace, varuje Joachim firmy před častou a nebezpečnou pastí: „Firmy elektronizují s představou, že nový software snadno adaptují na existující procesy a v podstatě se bude pokračovat ve starých kolejích. Ale to je zásadní omyl!“

Zcela s Joachimem souhlasím! Principem digitalizace je sice zlepšení a zefektivnění existujících procesů, to ale bez jejich, často radikální změny, není myslitelné. Navíc, nový software nám až s brutální upřímností ukazuje, kde současné procesy nefungují, a otevírá neočekávané příležitosti.

Pokud byste si chtěli prostudovat názorný příklad z praxe, vřele doporučuji článek Michaela Hammera,[3] ve kterém ukazuje, jak Ford využil právě vznikajících informačních technologií, aby zoptimalizoval činnost oddělení krátkodobých závazků vůči dodavatelům a snížili počet zaměstnanců na 400. Jaké pak bylo jejich zděšení, když zjistili, že nový alianční partner, Mazda, na celý proces potřebuje pouze 4 pracovníky! Autor potom popisuje, jak Ford tyto znalosti využil k další optimalizaci.

Samozřejmě, že realita je daleko složitější, ale hlavní myšlenka je přesto snadno srozumitelná: digitalizace je příležitost podívat se na existující procesy z nové perspektivy, pokud chceme využít jejich plný potenciál.

 

E-procurement je nástroj, ne řešení

Konečně, Joachim apeluje na manažery nákupu zodpovědné za digitalizaci, aby nezapomínali, že „nástroje e-procurementu jsou jako tabulkový procesor: pár standardních šablon, ale neomezené možnosti customizace! To znamená, že ´standardní program´ není absolutně přizpůsoben potřebám organizace a musí se teprve naprogramovat.“ Jinými slovy, e-procurement je nástroj, ne řešení. A je úkolem manažerů nalézt a realizovat vhodné řešení.

Zde opět vidím přidanou hodnotu digitálního architekta, který už prošel stovkami podobných projektů a dokáže zákazníkovi nejen poradit, ale také ho provést celým procesem. Osobně jsem se nedávno sešel hned se dvěma takovými architekty a jejich příběh přetavím do případové studie. Fascinovalo mě, jak jasně dokáží identifikovat kořenovou příčinu současných problémů společnosti a identifikovat vhodný digitalizační nástroj. Ale oni jdou ještě dále a svou organizaci provedou  zrádnými vodami implementace a hlavně institucionalizace, to znamená přijetí nového procesu pracovníky a začlenění do běžného fungování oddělení i celé firmy.

 

Desatero digitálního architekta

V desateru digitálního architekta nalezneme hned několik odkazů na filozofii Business Process re-engineeringu, kterou zpopularizoval již výše zmíněný Michael Hammer. Přestože jsem obecně k této metodě velmi skeptický, souhlasím, že právě u digitalizace by mohla fungovat. Především, pokud se budeme držet doporučení (5) a (9), které nabádají k postupnému zavádění a nikoli k bajonetové metodě typu ´večer vše vypni, přes noc vše změň a ráno začni naostro s novými procesy.“

 

1. Zpochybněte všechno!

Nikdy se nepokoušejte existující procesy digitalizovat 1:1. Naopak, zamyslete se, které procesy můžete zjednodušit, zrychlit, zefektivnit? Zbavte se všech by-pasů a nesmyslných obezliček, které za ta léta vznikly. 

 

2. Koncepční fáze je grunt!

Většina digitalizačních problémů zkrachuje na špatné koncepci, kterou lze v realizační fázi už jen obtížně napravit. Právě zde je role digitálního architekta zcela zásadní, protože dokáže sladit potřeby všech zainteresovaných stran.

 

3. Vsaďte na logicky navazující procesy!

Zamyslete se nad digitalizací strategických, taktických i ryze operativních procesů. Nezapomeňte, že mnoho procesů jako řízení inovací, strategický a řízení rozvoj dodavatelů, sourcing či řízení smluv a životního cyklu je již procesně vyladěno, takže nemusíte vymýšlet kolo, stačí se inspirovat příklady dobré praxe.

 

4. Jednotlivé procesy detailně segmentujte!

Čím detailněji procesy popíšete, tím snadnější a obvykle i méně náročná bude customizace. Ušetříte tím spoustu času, peněz i nervů.

   

5. Začněte elektronizovat operativní nákup!

Jinými slovy, pokud chcete vidět rychlé výsledky, začněte s nákupními katalogy, automatizovanými žádankami a objednávkami, protože nikde jinde nedosáhnete tak hmatatelného zlepšení procesů, nikde jinde si neuvolníte tolik nákupní kapacity ani nerealizujete vyjednané slevy.

 

6. Oddělte strategické a operativní nákupní činnosti!

Samozřejmě, že se tyto činnosti překrývají. Pro potřeby digitalizace je však potřebujeme krátkodobě oddělit a detailně popsat a potom je v průběhu digitalizačního procesu opět vhodně propojit, avšak efektivněji a s vyšší přidanou hodnotou. 

 

7. Pamatujte, že konkrétní proces = konkrétní člověk!  

Udělejte z nákupčích vlastníky procesů a skutečné experty na procesy, které se dají postupně digitalizovat jako například řízení inovací, category management nebo centralizovaná RFX-platforma.

 

8. Miřte tam, kde je největší potenciál!

 Položte si otázku, kde můžete očekávat rychlé a hmatatelné výsledky. Začněte v malém a se snadno implementovatelnými projekty. Například hodnocení dodavatelů lze obvykle snadno a bezbolestně automatizovat. Stejně tak některé fáze výběrového řízení, jako e-RFX nebo e-aukce lze snadno elektronizovat.

 

9. Zůstaňte nohama na zemi!

Trh nabízí celou řadu standardizovaných a modulární e-procurement řešení, které můžete okamžitě použít. Především na začátku je výhodné volit modulární řešení, která můžete v případě potřeby snadno rozšířit. Digitalizace není jednoduchá, ale ani to není raketová věda. Potřebné technologie už na trhu dávno jsou.

 

10. Zapojte všechny!

 Digitalizace nákupu ovlivňuje celý dodavatelský řetězec. Zapojte je do projektu a vyslechněte si jejich přání i obavy, dle hesla „nákup elektronizuje společně se všemi zainteresovanými stranami.“ Smysluplnost a proveditelnost požadavků posuďte společně.

 

Závěr

Studie amc group potvrzuje, že v oblasti digitalizace nákupu patří mezi experty, kteří by měli obohatit tuzemské nákupní konference zaměřené na digitalizaci nákupu. Důraz na funkci Digitálního architekta potvrzuje značné zkušenosti se skrytými nástrahami digitálního nákupu. Desatero digitálního architekta pak může firmám posloužit jako seznam realistických a vyzkoušených doporučení při digitalizaci nákupu.

 

Citace i Desatero uvádím s laskavým svolením autora článku, p. Erk Ewringmann-Dörr.

[1] Ewringmann-Dörr, Erk (2020) „So gelingt der digitale Neubau Ihres Einkaufs,“ accessed on 30.10.2020 at www.amc-group.de.  

[2] Gordon Murray, J. (2002). „New roles for purchasing: researchers, detectives, teachers, doctors and architects.“ International Journal of Public Sector Management, 15(4), 307-315.

[3] Hammer, M. (1990). Reengineering work: don't automate, obliterate. Harvard business review, 68(4), 104-112.

Aktualizováno: 5.11.2020 10:14, Autor: Ph.Dr. Jan Vašek, M.Sc.

VŠCHT Praha
Technická 5
166 28 Praha 6 – Dejvice
IČO: 60461373
DIČ: CZ60461373

Datová schránka: sp4j9ch

Copyright VŠCHT Praha 2021
Za informace odpovídá Oddělení komunikace, technický správce Výpočetní centrum

VŠCHT Praha na sociálních sítích
zobrazit plnou verzi